スマートロックの導入で繁忙期3ヶ月の鍵受け渡し5万件超を削減　店舗立ち寄り無しで内見や入居が可能となり、店舗数集約にも寄与─株式会社レオパレス21

※1：2024年1月1日〜3月31日
※2： 入退去時の入居者との受け渡し、退去後の原状回復業者との受け渡しの合計　など、カウント対象となる情報を記載
※3：「DX 戦略」の一環として拠点集約を実施　https://www.leopalace21.co.jp/news/2023/pdf/0929.pdf（2023年9月29日）

鍵管理の課題

物理鍵管理の手間は1戸あたり42分

これまでレオパレス21では入居者退去後の鍵交換作業から、新しい鍵の作成、入居時の鍵渡しのほか、空室中の内見に伴う仲介会社や入居希望者との鍵の受け渡し、退去後の原状回復作業など、鍵管理業務に１戸あたり平均42分かかっていました。また、鍵は店舗間で郵送するため、郵送費用がかかるなど付随したコストも課題でした。

入居者・仲介会社・作業者にも鍵受け渡しの手間が発生

物理鍵物件においては、入居者、仲介会社や原状回復作業者も鍵受け渡しのために店舗へ訪問いただく必要があり、鍵を管理する店舗と物件の距離が遠い場合は、最大で移動に往復4時間かかる（※4）こともありました。

また、店舗での受け渡しが必要となるため、店舗営業時間中の制約から、入居者が予定を調整する必要がありました。

※4：北海道の一部店舗の実例

＜従来の入居者の鍵受取フロー＞

スマートロック付き物件へ入居する際の流れ

スマートロックを導入した物件では、入居日の前日に入居者宛に招待メールが届きます。メール内のURLからビットキーのhomehubアプリのアカウントを作成するだけでデジタルキーを受け取ることができ、入居日より利用が可能となります。入居者は鍵の受取のために店舗へ立ち寄る必要がありません。

＜スマートロック付き物件の鍵受取フロー＞

株式会社レオパレス21　首都圏第１管理ブロック 副部長　薩埜（さつの)氏　コメント

業務改善・人手不足軽減について

お客様の入退去時の鍵の手配や協力会社への受け渡し・交換作業の軽減ができました。また物理鍵運用が中心だった際には、お客様の鍵紛失・不具合発生時に現場へ急行できる協力業者の手配や人員確保が課題となっていましたが、スマートロックの導入により解錠するまでに要する時間を削減でき、お客様の早急な安全確保のみならず、人手不足解消にもつながりました。

コスト削減について

物理鍵運用時には、内見等に利用するキーボックスへの鍵格納・取り出しなどに伴う担当者の移動や店舗間の鍵郵送にコストが発生していました。スマートロックを導入したことでオンライン上での鍵の受け渡しが可能になり、物理的な移動が不要となりました。またお客様の鍵紛失件数が低減したことで、協力会社への鍵解錠の依頼を大幅に減少することができました。

リスク管理について

お客様の鍵紛失リスク軽減に加え、社員や協力業者による室内清掃用管理キーの持ち出しや紛失リスク、繁忙期などの室内清掃作業の細分化やメンテナンス時の引渡し業務のリスクが軽減されました。

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「homehub」は、入居者アプリやスマートロックなど住宅向けサービスを提供しています。特にスマートロックのメリットは、入退去や内見時の鍵の受け渡し業務の削減による業務効率化のほか、スマホやICカードで鍵の解錠が可能なスマートホーム化による物件価値向上、住戸のオートロック化による締め忘れや鍵複製の防止によるセキュリティ向上などがあります。管理会社様にも入居者様にも嬉しい取り組みとなります。※2021年9月時点 ESP総研調べ

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