属人化を防ぎながら、テナント対応とPM業務の効率化を支援

Armadaは、オフィス・商業・社宅などの法人テナント向け不動産PM業務支援システムです。テナントに専用マイページを発行し、申請・問い合わせ・お知らせをオンラインで完結。テナント・PM担当・BM担当のやり取りや対応履歴を見える化し、属人化を防ぎながら、テナント対応とPM業務の効率化を支援します。

グラフェン ユニファイ株式会社
東京都渋谷区道玄坂2-6-17​渋東シネタワー12階

お問い合わせ
https://armada.ne.jp/corp/contact

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導入事例
-Case Study-

テナントコミュニケーションから始める、不動産DXの第一歩
─株式会社第一ビルディング　ファシリティ推進部 　小野 貴之様　相坂 勇仁様─

株式会社第一ビルディングは、第一生命グループの中核を担う不動産会社として、全国各地のオフィスビルを中心に300棟以上の物件を管理・運営しています。 社内で不動産DXの取り組みが本格的に進む中、まずは数棟の物件からArmadaの導入を開始し、その効果を見ながら段階的に対象物件を拡大。現在は管理する物件のほとんどに導入を完了し、テナントコミュニケーションのデジタル化を進めています。 

今回は、その導入背景と効果、現場のリアルな声をお聞きしました。 

── DX推進のため現行業務を分析。「テナント対応」業務に注目

DXを推進するにあたり、まずは現行業務の課題分析を徹底して行いました。いくつか改善すべきテーマが挙がる中で、特に注目したのがテナントとのコミュニケーションに関わる業務です。 

整理した主な課題は以下の4点でした。 

• テナントの利便性向上やコミュニケーションの活性化 
• BM会社との情報連携の円滑化 
• テナント対応ナレッジの蓄積と活用 
• ペーパーレス化の推進 

こうした課題を解決できるソリューションを探すところから、プロジェクトがスタートしました。 

── プロジェクトチームを組成し、全国への導入を推進

Armadaの導入にあたっては、社内にプロジェクトチームを立ち上げ、全国の支店からDX推進に意欲のあるメンバーを募りました。 

まずはメンバーが担当するビルで試験的に導入を行い、効果や運用課題を洗い出しながらノウハウを蓄積。その後、全国へと段階的に展開していきました。 

試験運用を経験したメンバーが、自らの実体験をもとに他の支店やエリアに導入方法を共有したり、現場の疑問を気軽に相談できる環境が整っていたことが、全国展開の成功を後押ししたと感じています。

── 履歴が残る、検索できる、引き継げる──「アナログ対応の限界」を解消

これまでは電話やメールでの対応が中心だったんですが、やりとりの履歴が担当者の中だけにとどまってしまうのが課題でした。 

問い合わせの内容も口頭ベースになりがちで、記録に残らない。担当者が変わったときに、どんな対応をしてきたかを確認するのも一苦労で。 

また、BM・PM（第一ビル）・テナント間での情報共有もスムーズにいかず、連携ミスや認識のズレが生じることがありました。例えばテナントからの問い合わせがBMに伝わらなかったり、PM（第一ビル）が状況を把握できていなかったりといった問題です。 

その点、Armadaでは、やりとりがチャット形式で記録され、内容の検索や履歴の引き継ぎが容易になるだけでなく、三者間のコミュニケーションを一元管理し、関係者全員が同じ情報をリアルタイムに共有できるようになったことが大きなメリットと考えています。 

── 現場からはペーパレス化の効果を実感する声

BM・PM（第一ビル）・テナント間のコミュニケーションが一元化されたことによる効果もありますが、 現場からはペーパレス化によるメリットを実感する声があがっています。 これまでは申請書類等は管理室に紙で提出してもらう運用が基本でしたが、受託ビルでの保管スペースも限られることから保管スペースの確保やそのコストに関する問題は切実で、Armadaの導入を機に紙で保管する機会が大幅に減少したという声が多くあがっています。 

── テナントへの通知配信がスムーズに。紙掲示の負担も軽減

これまでは重要なお知らせやイベント情報などを紙の掲示物で作成し、現地の掲示板に貼り出す作業が多くありました。 

掲示物の作成や貼り出しは手間がかかるうえ、掲示期間や掲示漏れの管理も現場の負担となっていました。 

現在はArmadaを使ってテナントへデジタル配信することで代替できるケースが増えており、これらの業務負担が軽減されています。

── 今後は履歴の蓄積をもっと活かしていきたい

まだ導入から日が浅いですが、これからやりとりの履歴が蓄積されていく中で、情報をどう活用していくかが今後のテーマかなと感じています。 

例えば、よくある問い合わせの傾向が見えれば、設備や運用方法の改善につなげられるかもしれません。

── グラフェンユニファイまとめ

今回のインタビューを通じて、Armadaの導入により複数物件の対応状況をリアルタイムで把握できるようになり、進捗管理がスムーズになったことが明らかになりました。また、通知のデジタル配信によって現場の作業負担が軽減し、テナントへの情報伝達も効率化されていることがわかりました。さらに、テナントからの問い合わせや相談もArmada上で気軽にやりとりされるようになり、コミュニケーションが活性化している様子もうかがえます。 

今後は蓄積された対応履歴を活用し、さらなる業務改善を目指す動きが進んでいます。

グラフェン ユニファイ株式会社
東京都渋谷区道玄坂2-6-17​渋東シネタワー12階

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